Afschrijvingen, hoe zit het daarmee?

1. Wat zijn investeringen?

Investeringen zijn goederen die u langere tijd voor uw bedrijf gebruikt. Het zijn goederen die u meer dan één jaar gebruikt, maar wel in één keer betaalt. Goede voorbeelden van investeringen zijn computers, bureaus, hardware en panden. Alleen goederen die duurder zijn dan € 450 dient u verplicht af te schrijven.

2. De berekening voor afschrijvingen

Stel dat u vandaag een fauteuil koopt van € 5.000. Dan boekt u net als altijd de factuur in op de datum van vandaag, maar u boekt de fauteuil niet direct op de winst- en verliesrekening. In plaats daarvan zet u de fauteuil op de grootboekrekening ‘bedrijfsinventaris’, zodat hij op de balans komt te staan.

Om minder belasting te betalen wilt u de kosten uiteindelijk op de winst- en verliesrekening laten komen. Dit kun u aan het einde van het jaar doen. U berekent dan wat de ‘afschrijving’ van de fauteuil in dat jaar is en dat bedrag boekt u als kostenpost in de winst- en verliesrekening.

Als u de fauteuil in 5 jaar afschrijft en de restwaarde nul euro is, dan mag u ieder jaar € 5.000 / 5 = € 1.000 als kosten opvoeren. Het wordt iets moeilijker als u de fauteuil halverwege het jaar aanschaft. In dat geval mag u de helft van de € 1.000 (= € 500) in dat jaar als kosten opvoeren. In deze berekening gaat u uit van het aantal maanden in het jaar dat de fauteuil gebruikt wordt. Een half jaar heeft 6 maanden, daarom kunt u ook de volgende berekening gebruiken:

(6 maanden / 12 maanden) * € 1.000 = € 500

Het zal bijna nooit voorkomen dat u precies halverwege het jaar een investering doet. In de meeste gevallen zul u uw aanschaf meer of minder dan 6 maanden van het jaar in gebruik hebben. In die gevallen kunt u de 6 maanden in de formule vervangen door een ander aantal maanden. Wanneer u de fauteuil meer dan 6 maanden gebruikt, dan wordt de afschrijving hoger. Als u hem minder dan 6 maanden gebruikt, dan wordt de afschrijving juist lager.

3. Over hoeveel jaren dient u af te schrijven?

De Belastingdienst stelt een aantal verplichtingen. Bijna alle investeringen schrijft u in 5 jaar af. Een uitzondering hierop is goodwill. Dit zijn de toekomstige overwinsten. Goodwill wordt in 10 jaar afgeschreven.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om ook de commerciële waarde van de inventaris bij te houden. Geldt dit ook voor uw bedrijf? Dan mag u afwijken van de afschrijvingstermijn. In dat geval kunt u de waarde in het economisch verkeer gebruiken om te bepalen hoeveel de inventaris waard is. Let wel op: deze waarden mag u niet gebruiken voor de belastingaangifte!

4. De restwaarde

Goederen die u na verloop van tijd doorverkoopt, hebben een restwaarde. Het bedrag dat u ontvangt bij de verkoop is de restwaarde. Van tevoren weet u natuurlijk niet precies hoe hoog deze waarde is, maar u kunt dit wel redelijkerwijs inschatten.

Laten we even teruggaan naar de fauteuil. Als u de fauteuil koopt, kunt u het plan hebben om deze na 5 jaar te verkopen. Als u er € 500 voor verwacht te ontvangen, dan is de restwaarde € 500. Dat heeft gevolgen voor de berekening. U schrijft de fauteuil nu namelijk in 5 jaar af van € 5.000 naar € 500, in plaats van naar € 0. Ieder jaar schrijf u nu (€ 5.000 – € 500) / 5 = € 900 af.

5. BTW

Schrijft u af over het bedrag inclusief of exclusief BTW? Dat is verschillend per ondernemer.

Kunt u als ondernemer BTW ‘terugvragen’ in uw BTW aangifte? Dan bent u ondernemer voor de BTW en neemt u het bedrag exclusief BTW. Stel dat u de fauteuil voor € 5.000 inclusief 21% BTW hebt gekocht, dan neemt u het bedrag exclusief BTW (€ 4.132) om te bepalen hoeveel u afschrijft.

Als u geen BTW terug kunt vragen, dan neemt u het bedrag inclusief BTW. Stel dat € 5.000 het bedrag inclusief BTW is, dan neemt u dit bedrag.

6. Verdeel de inventaris in groepen

Om de administratie inzichtelijk te houden, is het aan te raden om verschillende soorten investeringen te groeperen. Zo kunt u bijvoorbeeld computers en meubilair onderverdelen onder de inventaris ‘kantoor’. Servers en andere hardware kunt u groeperen onder de inventaris ‘hardware’.