De winst-en-verliesrekening

Wat zegt de winst-en-verliesrekening?

De winst-en-verliesrekening is een van de drie belangrijkste overzichten van uw bedrijf. Hierin worden de omzetten en de kosten weergegeven. De omzet minus de kosten is de winst. Dit is waar het bij ieder bedrijf om draait. In onderstaande figuur vindt u een voorbeeld van een winst-en-verliesrekening. Zo’n overzicht wordt ieder jaar opgesteld en geeft een beeld van dat jaar. De periode van 12 maanden die het beslaat, wordt gekozen op basis van een datum en niet op basis van een logische periode voor een bedrijf. Zo is het in het onderwijs logisch om de winst-en-verliesrekening te laten lopen van 1 september tot en met 31 augustus, omdat dan het schooljaar loopt. Toch wordt (ook daar) het kalenderjaar vaak gebruikt.
Ieder jaar wordt de winst-en-verliesrekening opgesteld, zodat u ieder jaar een overzicht heeft waarin alle gegevens aanwezig zijn. De winst-en-verliesrekening wordt opgesteld voor het hele bedrijf en niet per bedrijfsonderdeel. u kunt daardoor snel zien of het hele bedrijf winst heeft gedraaid. Maar wilt u weten of bepaalde onderdelen van het bedrijf winst maken, dan zijn extra overzichten nodig. Deze zijn net zo gemakkelijk te lezen als de winst-en-verliesrekening.

[caption id="attachment_202211" align="alignnone" width="640"] winst-en-verliesrekening[/caption]

Debet – credit

De balans is onderverdeeld in een debet- en een creditzijde. Daardoor is de balans een goed controlemiddel en kan deze altijd op dezelfde manier worden vormgegeven. De winst-en-verliesrekening is een onderdeel van de balans en is daardoor ook onder te verdelen in een debet- en een creditzijde. De omzet wordt altijd op de creditzijde (de rechterzijde) geboekt en de kosten worden op de debetzijde (de linkerzijde) geboekt. Als de omzet hoger is dan de kosten (en er sprake is van winst), dan staat deze winst op de debetzijde op de winst-en-verliesrekening. Op de balans komt dit bedrag dan ook terug op de creditzijde. In het geval dat de kosten hoger zijn dan de omzet, is er sprake van een verlies, dat op de creditzijde van de winst-en-verliesrekening zichtbaar is. Op de balans staat een verlies aan de creditzijde, maar dan als negatief bedrag.

Omzet

Laten we gedetailleerder kijken naar de omzet. Als een bedrijf verschillende activiteiten ontplooit, bijvoorbeeld consultancy en de verkoop van goederen, dan vindt u beide omschrijvingen bij de omzet terug. Hierdoor ziet u direct hoeveel geld er per werkzaamheid wordt omgezet. Weet u dan wat de belangrijkste activiteit is voor het bedrijf? Nee, want de grootste omzet is niet noodzakelijk ook de beste. De beste omzet is die met de hoogste winstmarge. Welke dat is, kunt u in de winst-en-verliesrekening meestal niet zien. Om te berekenen welk project de hoogste winstmarge heeft, is een extra financieel overzicht nodig. In dit hoofdstuk gaan we daar dieper op in, maar we kijken eerst naar de algemene winst-en-verliesrekening.
De omzet kan per werkzaamheid worden weergegeven, maar kan ook worden gesplitst per btw-categorie. Dit laatste kan, vanwege het overzicht, handig zijn voor bedrijven die verschillende btw-tarieven hanteren. Hierdoor kunnen de btw-aangiften sneller worden opgesteld.

Inkoopwaarde van de omzet

Onder de omzet staan de kosten van het bedrijf. Er zijn een paar belangrijke kostenposten om in de gaten te houden. Dat zijn de inkoopwaarde van de omzet, de bedrijfskosten en de belastingen. De inkoopwaarde van de omzet staat direct onder de omzet. Met de inkoopwaarde van de omzet worden de kosten bedoeld die direct verband houden met de omzet. Als de omzet toeneemt, moet een ondernemer meer inkopen en neemt de inkoopwaarde van de omzet toe.
Neem bijvoorbeeld een beveiligingssysteem dat moet worden ingekocht, voordat het kan worden verkocht aan de klant. Het verkochte beveiligingssysteem staat bij de omzet. De inkoopkosten staan direct onder de omzet. Daaronder staat het verschil tussen de omzet en de inkoopkosten. Hierdoor is direct inzichtelijk hoeveel winst dit bedrijf maakt op de ingekochte goederen.
Doordat deze volgorde wordt aangehouden in de winst-en-verliesrekening, kan direct worden berekend hoe hoog de winstmarge op de producten is. Deel de omzet minus de inkoopwaarde door de bijbehorende omzet en vermenigvuldig de uitkomst met 100%. U heeft nu de winstmarge berekend. Als die 60% of hoger is – wat in de meeste branches het geval is – is uw bedrijf goed in staat winst te draaien. Wanneer de winstmarge op de inkoop lager is dan 60%, wordt het moeilijker. In dat geval kunt u winst draaien door de overige kosten zo laag mogelijk te houden.
Voorbeeld: Stel dat u een beveiligingssysteem inkoopt voor € 400 en dit verkoopt voor € 1.000, dan is de winst € 600. Deel de winst van € 600, door de omzet van € 1.000 en vermenigvuldig dat bedrag met 100%. De uitkomst, de winstmarge, is gelijk aan 60%. Dit is hoog genoeg om winst te kunnen draaien, nadat alle andere kosten in mindering zijn gebracht.
De winstmarge moet hoog genoeg zijn om winstgevend te blijven. Toch is een te lage winstmarge niet het grootste risico voor ondernemers die producten verkopen. Het grootste gevaar schuilt in klanten die niet betalen. U kunt het product dan niet aan een andere klant verkopen en bent het investeringsbedrag kwijt. Dit risico kunt u ondervangen door het product pas in te kopen, nadat de klant heeft betaald. Op deze manier hoeft u niets meer voor te schieten en neemt uw winstmarge direct toe.

Lonen

Lonen staan direct onder de inkoopwaarde van de omzet. Lonen maken meestal een groot deel van de kosten uit, houd de loonkosten dan ook goed in de gaten. Neem niet zomaar personeel in dienst. Bepaal eerst of het mogelijk is om met het huidige team de werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast is het vaak goedkoper om werkzaamheden aan leveranciers uit te besteden.

Afschrijvingen

Wat wordt er bedoeld met afschrijvingen en hoe werkt het? Deze vraag speelt bij veel ondernemers, dat komt doordat ze ingewikkelder worden genoteerd dan u zou verwachten. Met afschrijvingen worden aanschaffen bedoeld die meerdere jaren meegaan, bijvoorbeeld machines. De afschrijvingen komen op twee plekken voor: op de balans en op de winst-en-verliesrekening.
Stel, u koopt een computer die vijf jaar meegaat. Dan zet u de computer op de balans voor het bedrag waarvoor u hem heeft gekocht. Bijvoorbeeld € 1.000. Die € 1.000 mag u dat jaar niet als kosten opvoeren. Het enige deel dat u als kosten mag opvoeren zijn de afschrijvingen. Omdat deze computer vijf jaar meegaat, verliest de computer één vijfde van zijn waarde, dat is € 200. Ieder jaar mag u dan ook € 200 als kosten opvoeren. Wanneer u dit doet, verliest de computer op de balans eenzelfde bedrag aan waarde (€ 200). Hij is dan nog maar € 800 waard. Dat is het bedrag dat u op de eindbalans ziet staan.
De komende vier jaren schrijft u weer steeds € 200 af, zodat de computer na vijf jaar niets meer waard is. Op de balans staat de computer dan ook gewaardeerd voor nul euro.

Verkoopkosten

De verkoopkosten zijn in te delen in twee groepen: marketing en sales. Onder marketing vallen alle kosten die u maakt om potentiële kopers te bereiken. Met sales wordt het verkopen van het product aan een potentiële klant bedoeld. Deze kosten zijn makkelijk te meten. Dat geldt niet voor de omzet die wordt gegenereerd door marketing en sales. Ook al is het niet makkelijk om die omzet te meten, het is belangrijk dat u dat wel doet.
De omzet die u uit sales genereert, is makkelijker te meten dan de omzet uit marketing. Wie gebruikmaakt van goede software, kan de omzet uit sales eenvoudig bijhouden. Vergelijk deze omzet met de bijbehorende kosten. Zijn de saleskosten hoger dan de gegenereerde omzet? Dan is het tijd om de kosten van de salesafdeling te verlagen.
Als de omzet hoger is dan de kosten van de salesafdeling, is het nog niet zeker dat u winst maakt op uw product. De kosten die u voor de salesafdeling maakt, zijn namelijk niet de enige kosten. De nieuwe omzet moet ook alle andere kosten dekken.
Wanneer de winstmarge op de omzet bijvoorbeeld 20% is, dan mag de salesafdeling maximaal 20% van de omzet aan kosten met zich meebrengen. Zijn de kosten in dat geval hoger dan 20% van de omzet, dan maakt u verlies.
Bij de marketingactiviteiten is de gegenereerde omzet lastiger te bepalen. Het is bijvoorbeeld moeilijk te meten hoeveel klanten het plaatsen van een advertentie in een tijdschrift of krant oplevert. Wel kunt u het zo goed mogelijk meten. Spoor mensen in de advertentie aan om naar een van de subpagina’s op uw website te gaan. U kunt dan precies meten hoeveel mensen de pagina hebben bezocht en hoeveel van hen een product hebben gekocht.

Overige kosten

Als laatste ziet u in de winst-en-verliesrekening de verzamelpost ‘overige kosten’ staan. Hieronder vallen bijvoorbeeld algemene kantoorkosten, zoals papier, nietmachines en papierversnipperaars. Het verschilt per bedrijf wat eronder valt, maar zolang deze kosten niet hoog zijn is het niet relevant. Zijn ze wel hoog, bekijk dan om welke kosten het precies gaat. Geef deze hoge kosten een aparte naam in de winst-en-verliesrekening, zodat u ze ieder jaar extra aandacht kunt geven.

Belastingen

Onder alle omzet en alle kosten staat de winst en daaronder staat de laatste kostenpost: belasting. Als er winst wordt gemaakt, dient er ook belasting te worden betaald. In de jaarrekening van eenmanszaken en vof’s wordt de belastingdruk niet weergegeven, omdat de belasting niet alleen afhankelijk is van de winst, maar ook van privéfactoren en eventueel andere bedrijven. Bij BV’s en NV’s staat de belastingdruk wel in de jaarrekening vermeld. Hierdoor is direct te zien wat het resultaat na belastingen is.

Investering of impulsaankoop?

Wanneer de inkoopwaarde lager is dan de verkoopwaarde van producten, draait een onderneming in eerste instantie winst. Maar op deze winst worden nog bedrijfskosten in mindering gebracht. Deze mogen niet hoger zijn dan de overgebleven winst, want dan lijdt het bedrijf verlies. Om winst te draaien en de bedrijfskosten zo laag mogelijk te houden, is het belangrijk om alleen te investeren en geen impulsaankopen te doen.
Maar wat is het verschil een investering en een impulsaankoop?
Een impulsaankoop is het kopen van een product dat u leuk vindt en dat geen meerwaarde oplevert. Neem bijvoorbeeld een stoel die mooi is, maar zo slecht zit dat niemand hem gebruikt. Een investering is een aankoop die meer geld oplevert dan hij kost. Bijvoorbeeld een server die u koopt, om hem vervolgens met winst door te verkopen aan een klant. En met winst bedoel ik dat u geld overhoudt aan de verkoop van de server. Dus niet alleen dat u meer geld voor de server krijgt dan dat hij heeft gekost, maar ook dat alle kosten die gepaard gaan met de verkoop worden gedekt. Het uurloon wordt terugbetaald, de transportkosten, enzovoort. Dat is een investering: het bedrijf houdt meer geld over dan er voorheen was.
Een andere vorm van investeren is de aankoop van software. Hier krijgt u niet direct geld voor, maar betere software verhoogt de productiviteit. Als een bedrijf productiever wordt en met minder arbeidsuren (en dus kosten) dezelfde omzet binnenhaalt, nemen de winstmarges toe. Ook in dat geval spreken we van een investering.

Alleen door te investeren is groei mogelijk, stop de impulsaankopen!

Ieder bedrijf heeft te maken met investeringen en impulsaankopen. De impulsaankopen zijn helaas niet altijd even makkelijk te herkennen. Daarom zijn de cijfers zo belangrijk, want alleen daarmee kan worden aangetoond dat bepaalde kosten een investering of een impulsaankoop zijn. Zodra bekend is welke aankopen onder de impulsaankopen vallen, weet u ook welke afdelingen niet efficiënt draaien. Een afdeling die producten koopt die geen waarde toevoegen, weet over het algemeen niet waar ze mee bezig is. In het privéleven is er tijd en ruimte voor impulsaankopen, maar binnen het bedrijf moeten de winstmarges worden bewaakt om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen.
Moet u dan van alle aankopen binnen het bedrijf de eventuele meerwaarde meten? Ook van de kleine uitgaven? Nee, gelukkig is dat niet nodig, want het levert veel te weinig op en kost te veel tijd. Focus dan ook op de dure aankopen.

Standaardgrootboek

In de jaarrekening staat alles gegroepeerd weergegeven, hierdoor kunt u snel zien welke kosten er worden gemaakt en waarom. Maar als manager wilt u soms inzicht in de details. Daarvoor gebruikt u de boekhoudsoftware, niet de jaarrekening. In de boekhoudsoftware zijn de kosten veel gedetailleerder weergegeven. Als u een boekhouder op kantoor heeft, kan hij hiermee alles laten zien. Veel softwarepakketten werken met een standaardgrootboekschema. Dat is een vast schema met kostenomschrijvingen. Er zijn onder andere kostenomschrijvingen in opgenomen die voor de Belastingdienst belangrijk zijn. Ze geven snel inzicht in de kosten. Toch staan in het standaardgrootboekschema niet alle omschrijvingen die bruikbaar zijn. Ieder bedrijf heeft eigen kostenposten die het apart wil zetten. Een mogelijkheid om dit te doen, is het aanmaken van extra grootboeken. Zo worden kosten op detailniveau inzichtelijk.

Verplichtingen van de Belastingdienst

Hoe groter een bedrijf wordt, hoe meer verplichtingen de Belastingdienst oplegt. Een bedrijf met personeel kan met de volgende belastingen te maken krijgen: omzetbelasting, loonbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Alle vier de belastingen vragen om een aparte inrichting van de boekhouding. Een voorbeeld zijn de representatiekosten (voedsel, drank en seminars) die apart worden geboekt. Maar ook veelvoorkomend zijn de kosten die met personeel in verband staan. Deze staan in de Wet op de loonbelasting beschreven. Er zijn duidelijke redenen waarom bepaalde kosten wel worden belast en andere niet. Door deze verplichtingen is een boekhouder op kantoor veel tijd kwijt aan het op orde houden van de administratie. Daar komt bij dat de meeste boekhouders in het midden- en kleinbedrijf niet zijn opgeleid om de administratie zo in te richten dat met drie belastingen tegelijkertijd rekening wordt gehouden. Het standaardgrootboekschema helpt ze hierbij op weg.

Per periode

De winst-en-verliesrekening in de jaarrekening wordt per jaar opgesteld, maar met de nieuwste software is het mogelijk om de gegevens zo weer te geven dat de winst-en-verliesrekening per maand zichtbaar is. Dat kan al met één druk op de knop. De data zijn al aanwezig, het enige wat u nodig heeft is een softwarepakket dat ze op deze manier tevoorschijn haalt. De winst-en-verliesrekening kan per week, maand of kwartaal worden opgeroepen. Een combinatie van een paar weken, maanden of kwartalen is ook mogelijk. Met eenzelfde klik op de knop kunt u de gegevens met het voorgaande jaar vergelijken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de maand januari van dit jaar met januari vorig jaar te vergelijken. Hierdoor ziet u direct of de omzet is gestegen. Ook kunt u gecategoriseerde kosten van dit jaar direct met die van vorig jaar vergelijken.
Het enige waarop u moet letten, is dat u bij het inrichten van de administratie de juiste keuze maakt tussen een wekelijkse of maandelijkse boekhouding. Kiest u voor de wekelijkse boekhouding, dan geeft de software de winst-en-verliesrekening per week weer. De andere optie is per maand. De keuze 'wekelijks' is bruikbaar wanneer de lonen in tijdvakken van vier weken worden uitbetaald.
Ongeacht de keuze die u maakt: u kunt altijd het kwartaaloverzicht oproepen.

Projecten binnen de winst-en-verliesrekening

De winst-en-verliesrekening is bijzonder geschikt om projecten voor klanten inzichtelijk te maken. Stel dat u tien klanten heeft voor wie u een project uitvoert. In dat geval kunt u de administratie zo inrichten dat iedere klant wordt gezien als een project. U geeft dan alle omzetten en kosten van een klant een projectnummer mee, zodat u in één keer kunt zien of er winst is gedraaid op een project. Vaker dan verwacht worden projecten uitgevoerd die nauwelijks of zelfs geen winst opleveren. In bijna alle gevallen geldt dat een deel van de projecten heel winstgevend is, een deel een beetje winstgevend en het laatste deel verliesgevend. Wie de omzet en kosten voor projecten in de administratie aanmaakt, wat nauwelijks extra werk is, kan direct de winstgevendheid van het project zien. Ik heb meerdere malen voor ondernemers deze gegevens opgesteld en ze geadviseerd om de projecten die nauwelijks winst opleveren, of zelfs verlies draaien, te stoppen. Het grootste deel van de ondernemers doet dit, maar afhankelijk van uw bedrijf kan het op korte termijn verstandig zijn om dit soort projecten toch voort te zetten. Overleg dit eventueel met een financieel adviseur.

Prognose

Nu we hebben gezien hoeveel activiteiten met cijfers zijn weer te geven, is het tijd om vooruit te kijken. Dat kunt u voor zowel investeringen als voor projecten doen. De prognose is het belangrijkste financiële overzicht dat een bedrijf kan opstellen. Voordat u een opdracht aanneemt, wilt u eerst weten hoeveel winst u kunt maken. Toch zijn er weinig ondernemers die, voordat ze beginnen, zo’n overzicht opstellen.
Heeft u veel ervaring met de activiteiten die u gaat ontplooien, zoek dan de omzet en de bijbehorende kosten uit het verleden op. Gebruik deze gegevens om de juiste verkoopprijs te bepalen. Stel bijvoorbeeld dat u aan een klant een softwarepakket op maat levert en u heeft dit vaker gedaan. U weet precies welke medewerkers u moet inschakelen, hoeveel tijd zij hiermee bezig zijn en hoe hoog de inkoopkosten van de software zijn. Neem als laatste de overheadkosten mee in de berekening en u heeft een goede prognose. Wordt er winst verwacht?

Overlopende kosten

In de winst-en-verliesrekening staan ook de overlopende kosten. Wat zijn dat? Kosten die in een ander jaar zijn betaald dan dat ze zijn gemaakt voor de bedrijfsvoering. Een voorbeeld hiervan zijn accountantskosten. Zo stelt een accountant voor zijn klanten de jaarrekening van 2015 pas in 2016 op. Omdat hij de werkzaamheden uitvoert in 2016, stuurt hij de factuur ook pas in 2016, maar de jaarrekening zelf heeft betrekking op 2015. Daarom zorgt hij ervoor dat de kosten voor het opstellen ervan in 2015 worden geboekt. Dit doet hij door gebruik te maken van overlopende kosten.
Een ander voorbeeld is de huur die een maand vooruit wordt betaald. De factuur voor de maand januari van het volgende jaar, heeft als factuurdatum december van dit jaar. Daardoor komt de factuur automatisch in de boekhouding van dit jaar terecht. Omdat de kosten betrekking hebben op het komende jaar, lopen de kosten over naar het komende jaar. Het jaar waarin ze thuishoren.
Overlopende kosten kunt u zowel een jaar vooruit als achteruit boeken. Het is daardoor altijd mogelijk om de kosten in het juiste jaar te boeken.

Overlopende omzet

Voor omzet geldt hetzelfde. Een bedrag dat ondernemers dit jaar aan een klant factureren, kan betrekking hebben op komende jaren. In dat geval betaalt de klant vooruit. De omzet hoort dan thuis in komende jaren, maar ook hier geldt dat die in eerste instantie in dit jaar in de administratie terechtkomt. Omdat dit niet het juiste jaar is, kan hier een extra post voor worden aangemaakt, zodat de omzet in komende jaren in de winst-en-verliesrekening komt. Waarom is het belangrijk om dit te weten als ondernemer? Omdat de omzet die overloopt een grote invloed kan hebben op de winstgevendheid. Alle omzet die u vooruit ontvangt, hoort thuis in de komende jaren. Daardoor komt die niet in de winst-en-verliesrekening van dit jaar voor (ook al staat het geld al op uw bankrekening) en is het mogelijk dat u dit jaar geen winst draait.
Dat u dit jaar verlies draait, hoeft geen slecht teken te zijn. Als u de omzet komend jaar realiseert, draait u over meerdere jaren samen alsnog winst. Dat is het belangrijkste.
Door commerciële en fiscale verplichtingen zijn de overlopende posten moeilijk te lezen. Maar ze hebben ook een voordeel. Stel dat de omzet overloopt naar de komende jaren, dan is al zeker welke omzet u de komende jaren gaat realiseren. Die is eenvoudig mee te nemen in de prognoses van de komende jaren.

De winst over meerdere jaren

Wie nu investeert, ziet pas over één à twee jaar resultaat. Het nadeel hiervan is dat er voorfinanciering nodig is. Ook is het rendement van de investering niet direct zichtbaar in de winst-en-verliesrekening. Om toch de winstgevendheid van een investering te kunnen berekenen, dient u de winst-en-verliesrekening van meerdere jaren naast elkaar te leggen. Zo wordt duidelijk hoe hoog de winst van meerdere jaren samen was. Hierdoor ziet u in één oogopslag of het bedrijf over meerdere jaren winst heeft gemaakt.
Nu is het zo dat niet alle investeringen de kernactiviteiten van het bedrijf ondersteunen. Veel investeringen worden gebruikt voor slechts een deel van de onderneming. Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat zijn klanten een nieuwe dienst gaat aanbieden. Om die dienst te ontwikkelen, is geld nodig. In de toekomst leveren de nieuwe werkzaamheden geld op, zodat de investering wordt terugverdiend. Maar hoe weet u of de investering meer oplevert dan die heeft gekost? Daar komt u achter door alle omzet en kosten van de nieuwe dienst in een aparte winst-en-verliesrekening op te nemen. Wie dat voor meerdere jaren achter elkaar doet, kan berekenen of het geïnvesteerde geld winst oplevert.
In goede software kunt u de omzet en kosten een label geven. Hierdoor kunt u met één klik op de knop de winstgevendheid van de nieuwe dienst weergegeven. Zijn de werkzaamheden rendabel? Zet ze dan door! Wordt er verlies gedraaid? Dan wordt het tijd om de dienst te stoppen en op zoek te gaan naar andere kansen.