Het kasstroomoverzicht

Helder doel

Het doel dat we met een kasstroomoverzicht hebben, is helder: weergeven of er meer geld in of uit het bedrijf stroomt. Sommige accountants beweren dat het kasstroomoverzicht het minst nuttige overzicht is dat u kunt opstellen, omdat u op uw bankrekening precies dezelfde gegevens ziet. Dat klopt als u alleen naar het verleden kijkt. Maar het kasstroomoverzicht is het nuttigste financiële instrument als u naar de toekomst kijkt. Het is mogelijk dat uw bedrijf winst maakt en toch failliet gaat, doordat er geen geld beschikbaar is. Voordat uw bedrijf in deze situatie verkeert, is het zaak om uw geld te managen. U kunt negatieve kasstromen – en dus een faillissement – voorkomen als u op tijd bent!
Het kasstroomoverzicht geeft ook inzicht in de solvabiliteit: het vermogen van het bedrijf om de lange-termijn-schulden terug te betalen. Daarnaast geeft het inzicht in de financiering van de activiteiten van de onderneming in het boekjaar.

Afgelopen jaar

In de jaarrekening die u jaarlijks van uw belastingadviseur ontvangt, staat naast de winst-en-verliesrekening en de balans ook het kasstroomoverzicht. Het geeft de geldstromen van alleen dat jaar weer. U ziet hoeveel geld uw bedrijf netto heeft ontvangen.
Het opstellen van een kasstroomoverzicht in het verleden, is hetzelfde als het onder elkaar zetten van alle mutaties op de bankrekening in het verleden. Het is dan ook niet moeilijk om dit overzicht op te stellen, maar belangrijk is het wel. Het is namelijk mogelijk dat de kasstroom positief was en dat u het gevoel heeft dat uw bedrijf gezond is. Maar dit is niet per definitie een goed teken. Want misschien was de geldstroom wel positief doordat u een grote lening aanging om uw activiteiten te financieren. Een positieve kasstroom is pas een goed teken als het geleende geld is geïnvesteerd in activiteiten die extra geld opleveren. De rendementen van die activiteiten maken het dan mogelijk om de lening over een paar jaar terug te betalen.

Prognose

Net als bij de winst-en-verliesrekening is bij het kasstroomoverzicht het opstellen van de prognose het belangrijkst. Terugkijken op de afgelopen periodes om te zien of de investeringen een positief rendement opleverden is belangrijk, maar het belangrijkste voor ieder bedrijf is het bouwen van een solide basis. Een basis die het mogelijk maakt om te starten met investeringen die in de toekomst rendabel zijn. De prognose van de kasstromen is belangrijk om van tevoren te weten wanneer er extra geld nodig is, zodat u zware financiële periodes of zelfs faillissementen kunt voorkomen. Onderstaande figuur is een voorbeeld van een kasstroomoverzicht.

Tijdsintensief

Het opstellen van het kasstroomoverzicht is tijdsintensief. Dat komt doordat het een verzameling is van veel gegevens. Alle kosten en omzetten komen in het overzicht voor, maar ook de belastingen en de aflossingen op schulden. Het opstellen van de geschiedschrijving valt reuze mee, maar het opstellen van de prognose, die zo belangrijk is, kost veel tijd. Ook is het moeilijk om in te schatten hoeveel omzet en kosten u de komende periode maakt. Maar niets is onmogelijk.

Zelf opstellen

Wie zelf een prognose wil opstellen, begint met het schatten van de omzet van de komende maanden. Als de verwachte inkomsten zijn geschat, gaat u verder met de kosten. Ook daarvoor geldt dat u niet de facturen verwerkt die u in die maanden verwacht te ontvangen, maar de facturen die u verwacht te betalen. Daarna kijkt u hoe hoog de btw is die u moet betalen en hoe hoog de te betalen salarissen en loonbelastingen zijn. Zet in uw kasstroomoverzicht ook de uitgaven die nodig zijn voor het aflossen van leningen. Heeft u al deze gegevens verzameld, dan ziet u onder aan de streep of er meer geld binnenkomt op uw bankrekening, of dat er meer wordt uitgegeven.
Weet u niet zeker of u alle verwachte inkomsten en uitgaven in uw overzicht heeft meegenomen? Kijk dan op de bankrekening hoeveel inkomsten en uitgaven er in de betreffende maanden waren.

Per periode

Een kasstroomoverzicht kunt u opstellen voor verschillende periodes. Afhankelijk van uw voorkeur kan dat per week, maand, kwartaal of jaar zijn. Het is zelfs mogelijk om een andere periode te gebruiken. Dit gebeurt vooral bij bedrijven die een eigen periode-indeling hanteren, bijvoorbeeld voor dienstverlening die in zelf gecreëerde tijdvakken wordt verleend. In dat geval is het nuttig om de kasstromen in die periodes weer te geven. De meest gebruikte periode is de maand. Veel softwarepakketten bieden de mogelijkheid om de prognoses per maand weer te geven.
Het gebruik van een afwijkende periode kan een beter inzicht geven, maar op de lange termijn maakt dat voor het inzicht in de kasstromen niet uit. De belangrijkste conclusie die u uit uw kasstromen wilt trekken, is of u extra geld moet aantrekken. Het gebruiken van een afwijkende periode heeft daar geen invloed op.
Hoe komt het dat het kasstroomoverzicht meestal per maand wordt weergegeven? Dat komt doordat dit een van de weinige opties is in softwarepakketten. Een groot voordeel is dat kasstromen per maand snel te vergelijken zijn met die van het voorgaande jaar. Als er vorig jaar in juni extra geld nodig was, dan is de kans groot dat het dit jaar ook nodig is in juni. Ook moeten veel belastingen per maand betaald worden.

Kosten die invloed hebben

Dit is een van de paragrafen waarin ik het kasstroomoverzicht gedetailleerder beschrijf. Ik ga hier dieper in op de kosten die invloed hebben op de kasstromen.
Alle kosten komen voor in het kasstroomoverzicht, en wel op het moment dat ze worden betaald (niet op het moment dat de factuur wordt geboekt). Om erachter te komen welke kosten u de komende tijd maakt, begint u bij de crediteuren van de afgelopen periode. Heel wat van deze kosten zult u de komende tijd weer maken. En voor een groot deel geldt dat ze ongeveer even hoog zullen zijn.
Het is nog interessanter wanneer we kijken naar de kosten die gemaakt moeten worden om in een klantbehoefte te voorzien. Deze vormen een vast onderdeel van de omzet en zijn daarom goed in te schatten. Vaak gaat het om een vast percentage. Inkoopkosten bedragen vaak 40% van de verkoopwaarde. Dat betekent dat wanneer u omzet realiseert, er geen 100% van de omzet netto binnenkomt op de bankrekening, maar slechts 60%. Met die 60% moet u alle overige kosten betalen.

Overlopende kosten

Nu hebben we gekeken naar de kosten die u moet betalen, maar nog niet naar het effect op de kasstroom als u kosten maakt die u pas veel later betaalt. In dit geval ziet u de kosten nog niet terug in het kasstroomoverzicht. Dat is pas het geval op het moment dat u ze werkelijk betaalt.
Op de korte termijn lijkt het nuttig om kosten veel later te betalen dan u ze maakt, maar op de lange termijn is het voordeel zeer klein. Schuift u alle kosten bijvoorbeeld drie maanden vooruit, dan betaalt u als het zover is alsnog iedere maand uw kosten. Heeft uw bedrijf nood aan een lening om de rekeningen te kunnen betalen, dan is het voordeel dat u die drie maanden later pas nodig heeft. Maar dat is dan ook het enige voordeel. Daarna ligt u weer op het oude schema en is het weer precies even belangrijk dat uw bedrijf winst draait als voorheen. Laat u dan ook niet verleiden tot het eindeloos uitstellen van betalingen. Dat levert pas voordeel op als uw bedrijf zo groot is dat er een aparte administratie is die alleen de crediteuren bijhoudt. Tot dat moment kost het laat betalen van facturen veel tijd.

Iedere maand omzet

Hoe zorgt u ervoor dat u niet vaak naar uw kasstroomoverzicht hoeft te kijken? Dat doet u door iedere maand een vaste omzet binnen te halen. Bedrijven maken verschillende keuzes. Een van die keuzes is het moment waarop ze facturen aan de klant sturen. Sommige ondernemers sturen een factuur als ze de werkzaamheden hebben afgerond, andere factureren de helft vooraf en de helft achteraf, weer andere factureren iedere maand één twaalfde van het totaalbedrag. Bij de laatste optie hoeft u minder vaak naar uw financiële overzicht te kijken. Als u uw bedrijf zo kunt inrichten dat u ook de relatief grote kostenposten maandelijks kunt betalen, dan wordt uw kasstroom zo stabiel dat u minder vaak met uw financiën bezig hoeft te zijn. Maar laat u niet verrassen! Er komen altijd uitschieters om de hoek kijken, precies op het moment dat u ze niet verwacht. Als u het kasstroomoverzicht niet bijhoudt, kan dat grote consequenties hebben.

Overlopende omzet

Als u de omzet niet maandelijks factureert, maar vooraf of achteraf, dan wordt het kasstroomoverzicht extra belangrijk voor de bedrijfsvoering.
Laten we beginnen met het vooraf factureren. Stel dat u een factuur stuurt voor uw dienstverlening voor de komende twee jaren. U ontvangt dan direct geld. Veel ondernemers gebruiken dat geld in zo’n geval om te investeren. Maar vergeet niet dat u dat geld nodig heeft voor de dienst die u de komende twee jaren moet verlenen.
Het is ook mogelijk dat u de factuur achteraf stuurt. Dat verkleint de kans dat u voor verrassingen komt te staan en dat het geld dat u nodig heeft al is uitgegeven. Misschien heeft een krediet afgesloten om de periode van dienstverlening te overbruggen. Zodra de factuur betaald wordt, kunt u de lening aflossen. Het risico dat u in dit geval loopt, is dat u pas achteraf weet of de klant in staat is te betalen. Achteraf factureren heeft dus als voordeel dat u minder vaak naar uw kasstroomoverzicht hoeft te kijken, maar vergroot de kans op wanbetalers.
In het beste geval factureert u vooruit aan de klant en gebruikt u het kasstroomoverzicht als leidraad.

Belastingen die invloed hebben op de kasstromen

Alle belastingen waarmee u als ondernemer te maken heeft, hebben invloed op de kasstromen. Zoals we eerder zagen zijn dat de omzetbelasting, loonbelasting en de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
De omzetbelasting wordt zichtbaar op de balans op het moment dat verkoop- en inkoopfacturen worden ingeboekt. Hierdoor kunt u direct zien hoeveel omzetbelasting u per periode moet betalen. Dat dit bedrag op de balans staat, maakt het makkelijk om het over te nemen en aan het kasstroomoverzicht toe te voegen.
De loonbelasting staat ook op de balans. Deze is zichtbaar vanaf het moment dat de loonjournaalpost wordt ingeboekt. De loonbelasting dient u uiterlijk een maand na het opstellen van de loonstroken te betalen. Deze belasting komt iedere maand terug, dus het bedrag is vrij constant. Bij een groeiend of krimpend bedrijf kan dit fluctueren.
De vennootschapsbelasting wordt ook per maand betaald. Hierdoor heeft deze iedere maand voor één twaalfde deel invloed op de kasstroom van die maand. U hoeft deze belasting alleen te betalen als u in het betreffende jaar winst verwacht en er geen compensabele verliezen uit het verleden zijn. Doordat bedrijven en de economie door goede en slechte tijden gaan, zijn deze compensabele verliezen relatief vaak aanwezig. Dit betekent dat er waarschijnlijk veel periodes zijn waarin u geen vennootschapsbelasting hoeft te betalen en dat uw administratie niet is ingericht op het maandelijks betalen van de belasting. Zodra de winstgevendheid toeneemt, na verliesgevende jaren, loopt de betaling van deze belasting vaak achter doordat ondernemers niet gewend zijn deze ieder jaar af te dragen. Houd daarom altijd geld achter de hand voor de vennootschapsbelasting.

Ook vakantiegeld heeft invloed op de kasstromen

In Nederland is het wettelijk verplicht om 8% vakantiegeld te betalen boven op het loon. Standaard wordt de uitbetaling zo ingericht, dat medewerkers het hele jaar door vakantiegeld opbouwen en dat ze het in de maand mei in zijn geheel krijgen uitbetaald, samen met hun maandelijkse loon. Dat betekent dat bedrijven in mei ineens een twee keer zo hoog bedrag aan lonen moeten uitbetalen. Veel bedrijven bereiden zich hier niet goed op voor en moeten in de maand mei op zoek naar extra geld om het vakantiegeld te betalen. Maar dit kunt u voorkomen! Een truc is het vakantiegeld maandelijks uit te betalen. Net als alle andere kosten die u uitsmeert over de maanden, maakt ook het maandelijks uitbetalen van het vakantiegeld het opstellen van het kasstroomoverzicht gemakkelijker. Daarnaast verkleint het liquiditeitsrisico’s.
De uitbetaling van vakantiegelden is juridisch vastgelegd in de arbeidsovereenkomsten. Wilt u de periode waarin het vakantiegeld wordt uitbetaald wijzigen, dan moet u overleggen met uw medewerkers. Schakel eventueel een jurist in.

Terugbetalingen van kredieten

Als uw bedrijf leningen heeft afgesloten om meer liquide te zijn, moet u deze leningen ook terugbetalen. In de eerste plaats moet u de rente betalen. Deze is makkelijk mee te nemen in het kasstroomoverzicht. Het gaat hierbij namelijk om vaste, maandelijkse bedragen. Daarnaast dient u de lening terug te betalen, wat een negatief effect heeft op de kasstromen. Dit negatieve effect is er de oorzaak van dat bedrijven die hun financiën niet vaak genoeg analyseren, niet in staat zijn om de leningen terug te betalen. Ze komen er te laat achter dat het huidige verdienmodel niet meer winstgevend is. Het gevolg is dat ze bezig blijven met het betalen van rente, waardoor het steeds moeilijker wordt om winstgevend te zijn.
Hieraan is goed te zien hoe belangrijk het voor bedrijven is om winst te maken. Op het moment dat u de rente niet meer kunt betalen, wordt u bespeeld door de geldverstrekkers en is de toekomst van uw bedrijf afhankelijk van hen.

Hoe vaak stellen ondernemers het kasstroomoverzicht op?

U heeft nu een paar trucs geleerd waardoor u minder vaak of juist vaker naar uw kasstroomoverzicht zult kijken. Hoe vaak u dit doet, is afhankelijk van de manier waarop de administratie is ingericht. Maar het is ook afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en van de periode in het jaar. Er zijn periodes waarin u het overzicht wekelijks wilt inzien en periodes waarin het afdoende is om er maandelijks naar te kijken. Als u wacht op geld van een relatief grote klant, dan kan het zelfs belangrijk zijn om een paar keer per week naar uw financiën te kijken. En aan het einde van de maand, wanneer u het personeel moet betalen, zult u vaker naar het kasstroomoverzicht kijken.
De prognose van de kasstromen maakt het mogelijk om te anticiperen op kansen en risico’s. Succesvolle ondernemers weten hoe belangrijk deze overzichten zijn en bekijken ze wekelijks. Maak op tijd inzichtelijk wanneer u overtollige liquide middelen zult hebben en wanneer u een kredietverstrekker nodig heeft.
In de jaren dat het goed gaat met uw bedrijf, lijkt het overzicht niet belangrijk. Maar op het moment dat uw bedrijf verlies begint te draaien, krijgt u spijt dat u in goede tijden niet vaak genoeg naar uw financiën heeft gekeken. Ga op tijd met een kredietverstrekker om tafel zitten, als u ziet dat u in de toekomst extra geld nodig heeft. Op het moment dat u het geld nodig heeft, kunt u niet meer onderhandelen over de rente en heeft u geen tijd om een krediet aan te vragen.

Klopt het verdienmodel?

Over het algemeen is een positieve kasstroom een goed teken, zeker als die op lange termijn positief is. Maar laat u niet misleiden door opgenomen leningen die de kasstroom positief maken. Bereken altijd hoe hoog uw kasstroom was geweest als u geen lening had kunnen afsluiten. Was er dan ook meer geld binnengekomen? Dit is een manier om uw verdienmodel te testen. Positieve kasstromen duiden op een goed verdienmodel, negatieve kasstromen op een slecht verdienmodel. Zijn uw kasstromen positief?
Ga niet achterover zitten omdat de economie tegenzit, want daarmee verbetert u uw verdienmodel niet. Ga op zoek naar een nieuwe manier om waarde te creëren en maak uw bedrijf weer winstgevend. Bedrijven komen en gaan. Het kasstroomoverzicht geeft u er van tevoren inzicht in of uw bedrijf kan blijven bestaan.
Heeft u een lening bij de bank afgesloten, dan houdt die ook de cijfers in de gaten. Geeft uw bankrekening een duidelijk negatief signaal? Zorg dan dat niet uw hele bedrijf verdwijnt en laat alleen uw verdienmodel gaan. Het is mogelijk dat wat vroeger werkte, nu niet meer werkt. Wees dankbaar dat u dat op tijd heeft ingezien en laat uw bedrijf bestaan.