De balans

De balans: essentiële informatie

De balans is voor een ondernemer net zo belangrijk als het dashboard in de auto. Een bestuurder kan een auto besturen zonder te zien hoe hard hij rijdt, maar niet zonder (bij hoge snelheid) een boete te riskeren. Voor een ondernemer geldt hetzelfde: hij kan een bedrijf runnen, maar zonder essentiële informatie weet hij niet welke risico’s hij loopt. De balans verschaft deze essentiële informatie. De balans geeft u informatie over de bezittingen van uw bedrijf, de hoeveelheid geld die beschikbaar is, de hoogte van het eigen vermogen, de vorderingen, de mate waarin uw bedrijf in staat is de korte- en lange-termijn-schulden te betalen, de hoogte van de reserves en de investeringsruimte.

Debet – credit

Net als de winst-en-verliesrekening bestaat de balans uit een debet- en een creditzijde. Op de activazijde zijn de voorraden, vorderingen en liquide middelen te vinden. Op de passivazijde staan het eigen vermogen, de korte-termijn-schulden en de lange-termijn-schulden. De balans kan heel gedetailleerd worden weergeven, zodat meerdere posten zichtbaar zijn. Maar het is ook mogelijk om de gegevens beknopt te beschrijven, zoals is weergegeven in onderstaande figuur.



De activazijde van de balans wordt ook de debetzijde genoemd. Dat is de linkerzijde van de balans. Deze bevat de bezittingen van een bedrijf en bestaat uit de volgende onderdelen: vaste activa (o.a. voorraden), vlottende activa (o.a. vorderingen) en liquide middelen (bank).
De passivazijde wordt ook creditzijde genoemd. Dat is de rechterzijde van de balans. Hier staan het eigen vermogen en de korte- en lange-termijn-schulden. De creditzijde geeft al het vermogen weer dat aanwezig is in het bedrijf en dat wordt gebruikt om de investeringen te financieren.
De activa- en passivazijde hebben altijd dezelfde waarde, daardoor is de balans in evenwicht. Door dit evenwicht is de balans een goed controlemiddel.
Wie een balans goed kan lezen, weet welke gegevens van de linkerzijde vergeleken moeten worden met de rechterzijde, om te zien of het bedrijf gezond is. Maar voordat we hier dieper op ingaan, laat ik u zien wat de vaste volgorde is die wordt gehanteerd op de balans.

Vaste volgorde op de balans

De balans wordt altijd op dezelfde manier opgebouwd. Dat is prettig, want hierdoor vindt u de belangrijkste zaken snel terug. Aan de debetkant staan altijd in deze volgorde: vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. Aan de creditkant staan altijd achtereenvolgens: het eigen vermogen, de schulden op lange termijn en de schulden op korte termijn. Er komen veel termen voor in de boekhouding, maar ze zijn niet allemaal belangrijk om te kennen. Het voornaamste is dat u weet waar u de meest voorkomende zaken op de balans kunt vinden. Laten we eerst kijken naar de meest voorkomende termen:

Activa
Onder de vaste activa vallen gebouwen, inventaris, machines en installaties en de transportmiddelen. Dit zijn zaken die worden gebruikt voor de bedrijfsvoering en niet om te verhandelen.
Met de vlottende activa worden onder andere voorraden en debiteuren bedoeld.
De liquide middelen bestaan uit de bankrekeningen en de contante gelden.

Passiva
Aan de creditkant staat het eigen vermogen. Economen omschrijven dit begrip als ‘de debetkant minus de schulden’. Maar een duidelijker omschrijving is: al het geld dat u in het bedrijf heeft gestopt en gehouden. Daarmee bedoel ik al het geld dat u zelf in uw bedrijf heeft gestort, plus alle winsten die u in het bedrijf heeft laten zitten.
Met de lange- en korte-termijn-schulden wordt bedoeld: de schulden die respectievelijk langer en korter dan één jaar aanwezig zijn.

Balansposten onder de loep

Nu we weten wat de vaste volgorde op de balans is, nemen we twee balansposten onder de loep: de vorderingen en de schulden. Dankzij deze posten kunt u zien of uw bedrijf in staat is zijn korte-termijn-schulden te voldoen.

Vorderingen
Vorderingen zijn alle gelden die u nog tegoed heeft van een ander. Voor het grootste deel zullen dat klanten zijn die nog niet hebben betaald. In Nederland worden facturen gemiddeld na 73 dagen betaald, dat is tweeënhalve maand! Het helpt om hier strak op te zitten. Dat heeft als voordeel dat u minder kapitaal aan hoeft te trekken. Het niet op orde hebben van het debiteurenbeheer is ook een van de meest voorkomende oorzaken van faillissementen. Houd uw vorderingen daarom in de gaten.
Naast de vorderingen van klanten staan op de balans ook de vorderingen die u op de Belastingdienst heeft. Deze komen helaas niet vaak voor. Voor sommige branches geldt dat u als ondernemer recht heeft op het terugontvangen van btw. In dat geval staat deze op de creditzijde van de balans.
Ook geld dat u aan anderen heeft uitgeleend, valt onder vorderingen. Als u geld uitleent, zorg er dan voor dat u hier een rentevergoeding voor ontvangt. Wanneer u zelf geld nodig heeft, moet u ook rente betalen.

Schulden
De korte-termijn-schulden zijn schulden die u binnen één jaar aflost. Dit zijn bijvoorbeeld de crediteuren: de leveranciers die u moet betalen. Maar hier vallen ook de te betalen belastingen onder. In de meeste branches geldt dat u omzetbelasting en loonbelasting moet betalen. Op het moment dat de facturen worden ingeboekt, wordt zichtbaar hoeveel btw u aan de Belastingdienst moet betalen. Pas op het moment dat deze wordt betaald, loopt de schuld op de balans af naar nul. Dat geldt ook voor de loonbelasting. Op het moment dat de loonbelastingaangifte wordt opgesteld, heeft u nog een maand de tijd om te betalen. Totdat de belasting is betaald, staat deze schuld op de balans. Deze schulden hebben een nadelige invloed op de schuldpositie van uw bedrijf.
De lange-termijn-schulden zijn vaak leningen van banken. Het zijn leningen waar u langer dan een jaar over doet om ze terug te betalen. Andere voorbeelden zijn leningen van gemeentes en andere bedrijven. Deze leningen staan langer dan één jaar op de balans. Door deze schulden bij de lange-termijn-schulden te zetten, kunt u als ondernemer de schuldpositie snel inzien.

De (korte-termijn-)schuldpositie

Er is een goede truc om als ondernemer te controleren of uw bedrijf zijn korte-termijn-schulden kan betalen. Het werkt als volgt: deel de vlottende activa door de korte-termijn-schulden. Hier volgt een getal uit dat heel klein of heel groot kan zijn, maar meestal zit het tussen de 0 en de 5. Is de uitkomst groter dan 1,5, dan is dat een goed teken. Nog beter is het als dat getal groter is dan 2.
Is het getal kleiner dan 1,5, dan is uw bedrijf niet goed in staat om zijn korte-termijn-schulden te betalen. Dat betekent dat er extra geld nodig is. Betalingsproblemen kun u voorkomen door op tijd een lening af te sluiten.
Heeft u moeite met het bereken van deze ratio? Geen paniek. Vaak staat dit bedrag in de jaarrekening. De ratio heet: de current ratio. Kijk in uw jaarrekening om te zien of uw current ratio van afgelopen jaar groter of kleiner is dan 1,5.

Nog een goede truc

Dezelfde truc kunt u ook gebruiken om de lange-termijn-schuldpositie te controleren. U meet hiermee of uw bedrijf op de lange termijn in staat is om zijn schulden te betalen. Ook daarvoor is het belangrijk dat u de benamingen op de balans herkent.
Om de lange-termijn-schuldpositie te berekenen, deelt u het eigen vermogen door het totale vermogen. Ook hier kunt u een heel klein of groot getal als uitkomst hebben, maar meestal zit dit getal tussen de 0 en de 1.
De uitkomst die u nastreeft is een getal groter dan 0,25. Dat betekent namelijk dat uw eigen vermogen meer dan 25% van uw totale vermogen in beslag neemt. Nog beter is het als het eigen vermogen meer dan 40% van het totale vermogen in beslag neemt. Dan is de uitkomst groter dan 0,4. Deze ratio, de solvabiliteit, staat ook in uw jaarrekening.
Is de uitkomst lager, dan is uw bedrijf niet goed in staat om zijn lange-termijn-schulden terug te betalen. Het is dan belangrijk om naar uw verdienmodel te kijken. Maakt u nog winst? Is het redelijkerwijs te verwachten dat u in de toekomst winst gaat maken? Zo niet, dan is er werk aan de winkel! Neem dit getal serieus en maak hier werk van. Hoe beter u op deze indicatie inspeelt, hoe gezonder uw bedrijf wordt.

Activa

Ik heb het woord ‘activa’ een paar keer gebruikt, maar nog niet zoals ik zou willen. Hiervoor heb ik het alleen gebruikt zoals veel accountants dat doen. Maar activa betekent meer dan de linkerzijde van de balans. Een activum heeft namelijk een extra betekenis: het is een investering die meer geld oplevert dan dat ze kost. Het is goed om het woord ‘activum’ te gebruiken zoals accountants dat doen. Veel beter is het om het woord te gebruiken als u het over een goede investering heeft.
Het doel van bedrijven is winst maken en dat ziet u terug in de activa van een bedrijf. Een goede balans is een balans waar op de activazijde alleen investeringen staan die een positief rendement genereren. Die winsten zijn nodig om de kosten te betalen en belangrijker nog, om groei te kunnen financieren. Groei kost geld. Als de winsten niet hoog genoeg zijn, is er vroeg of laat extern kapitaal nodig. Het aantrekken van extern kapitaal is niet nodig als u alleen investeert in zaken die extra geld opleveren.

Passiva

Passiva zijn het tegenovergestelde van activa. Met passiva worden alle zaken aangeduid die geld kosten. Op de balans is dit duidelijk te zien als u naar de lange-termijn-schulden kijkt. Als u een lening bij de bank heeft afgesloten, heeft u investeringskapitaal ontvangen, waarover u rente betaalt. Een duidelijk voorbeeld van een investering die meer geld kost dan ze oplevert.
Ook de verkoop van uw aandelen kost geld. Wie aandelen verkoopt, betaalt niet meteen rente aan de koper, maar wel een deel van de winst. In de meeste gevallen levert u geld in door aandelen te verkopen, want de koper heeft minder geld over voor de aandelen dan ze waard zijn. Anders zou hij verlies draaien.
Uiteraard is het niet altijd verliesgevend om aandelen te verkopen of om geld te lenen, want een lening maakt het mogelijk om nog meer rendement te behalen en een nieuwe aandeelhouder kan heel waardevolle kennis inbrengen.
De enige reden dat iemand geld uitleent aan uw bedrijf, is de verwachting dat hij rendement behaalt. Een leningverstrekker kijkt naar de activa van uw bedrijf, zodat hij kan bepalen of er winsten worden verwacht die een positief rendement mogelijk maken. Voor een nieuwe aandeelhouder is een positief rendement nog belangrijker dan voor een leningverstrekker, want hij heeft recht op een deel van dat rendement.

Overlopende activa en passiva

In de blog over de winst-en-verliesrekening hebben we het gehad over de overlopende omzet en kosten: de omzet en kosten die worden betaald in een ander jaar dan waarop ze betrekking hebben. Deze posten ziet u terug op de balans. Via de balans lopen ze over naar andere jaren.
Is er in uw bedrijf omzet aanwezig die de klant voor de komende jaren vooruit heeft betaald, dan ziet u deze terug op de balans. Dat geldt ook voor nog te betalen accountantskosten. Beide voorbeelden vallen onder de overlopende passiva.
De overlopende activa en passiva hebben niets te maken met de uitleg over activa en passiva uit de voorgaande paragrafen met de titels ‘activa’ en ‘passiva’. De reden dat ze deze naam hebben, komt voort uit de zijde van de balans waar ze voorkomen. De overlopende activa worden op de activazijde geboekt, de overlopende passiva op de passivazijde.

De balans als controlemiddel

De balans maakt het niet alleen mogelijk om de korte- en lange-termijn-schuldpositie in te zien, hij dient ook als controlemiddel voor de boekhouding. Op de balans staan alle bedragen die u nog tegoed heeft van derden, zoals debiteuren en borg, maar ook te betalen rekeningen, zoals crediteuren. Daarnaast staan de overlopende activa en passiva op de balans. Hierdoor kunnen de overlopende omzet en kosten niet worden vergeten. Een voorbeeld hiervan is de vooruit ontvangen omzet die op de balans staat.
Ieder jaar dient u voor de jaarrekening de balans in zijn geheel na te lopen. Dat doet u minimaal één keer per jaar (bij voorkeur vaker). Wanneer u de balans naloopt, komen alle omzetten en kosten uit het verleden bovendrijven. Op dat moment bepaalt u wat er met die posten moet gebeuren. Dienen ze te worden afgeboekt, of moeten ze nog een jaar blijven staan?
Het nadeel van de balans als controlemiddel, is dat het bijhouden van de achterliggende gegevens veel tijd kost. Om die tijd te beperken, is het belangrijk om die gegevens goed bij te houden. Laat de boekhouder op kantoor ieder jaar een lijst maken van de vaste activa, de vorderingen, de kortlopende en langlopende schulden, de overlopende activa en de overlopende passiva.
Anders dan in de financiën van uw huishouden, is de administratie van uw bedrijf zo ingericht dat daaruit voortvloeit hoeveel geld u nog tegoed heeft van derden aan wie u geld heeft uitgeleend.

Deelnemingen

Aan de debetkant van de balans staan ook deelnemingen. Deze vallen onder de vaste activa. Deelnemingen zijn belangen in een ander bedrijf en komen veel voor bij BV’s en NV’s. Fiscaal gezien is er sprake van een deelneming wanneer iemand meer dan 5% van de aandelen van een ander bedrijf in handen heeft. Als u aandelen van een ander bedrijf heeft, heeft u eigendom. Dat eigendom en de waarde van dat eigendom staan op de balans van uw houdster-BV (holding).
Het grote voordeel van een deelneming is de bijkomende belastingkorting. Het andere voordeel is dat u eigendom heeft in een bedrijf dat meer geld waard wordt. Als u een houdster-BV beheert die aandelen heeft van meerdere bedrijven, dan staan er op de balans van de houdster-BV meerdere deelnemingen. U kunt daardoor in één oogopslag zien in hoeveel ondernemingen u aandelen heeft en hoeveel die deelnemingen waard zijn.
Fiscaal: een BV of NV start u alleen als u verwacht winsten te maken die een stuk hoger zijn dan uw loon. Fiscaal gezien bent u in Nederland namelijk verplicht om een minimum dga-loon uit te betalen. De winsten die overblijven, bepalen grotendeels de bedrijfswaarde. De bedrijfswaarde wordt onderdeel van uw deelneming en staat op de balans van de houdster-BV.

Onderlinge schulden

Zijn er meerdere BV’s of NV’s in het spel, dan zijn er vaak ook onderlinge schulden. BV’s en NV’s zijn namelijk losstaande rechtspersonen. Als zij geld uitlenen aan een andere rechtspersoon, dan komt dit op de balans te staan onder de schulden. Ook als ze geld lenen, komt dit op de balans te staan.
Het kost veel tijd om onderlinge schulden bij te houden, maar het is erg belangrijk. Zie er dan ook op toe dat de financiële afdeling deze taak goed uitvoert.
In het ergste geval gebeurt het volgende: De onderlinge schulden tussen de rechtspersonen worden niet bijgehouden. Een paar jaar later komt de Belastingdienst langs voor een boekenonderzoek en vraagt waar de facturen zijn. Na veel zoeken en graven komt u erachter dat deze nooit zijn opgesteld. De Belastingdienst vordert de btw na, die u op korte termijn moet betalen. Als het om jaren achterstallig werk gaat, is de kans groot dat het niet mogelijk is om de belastingen te betalen. Dit kan faillissement betekenen. Maak daarom niet zomaar geld over tussen rechtspersonen. Is dat wel nodig, stel dan de juiste onderliggende documenten op.