Uw jaarrekening lezen. Hoe doet u dat?

Hoe kunt u de jaarrekening het beste lezen?

Ieder jaar ontvangt u de jaarrekening van uw accountant. Maar wat heeft u hier als ondernemer aan? Om dat te bekijken, leest u in dit hoofdstuk hoe u het beste om kunt gaan met de jaarrekening.

De ervaring leert dat men de jaarrekening vaak direct in de kast legt. Het verslag ziet er mooi uit en het wordt op een mooie plek gelegd. Bijna iedere ondernemer weet precies waar het verslag ligt. Maar als u ze vraagt wat er in staat over hun bedrijf, hebben ze geen idee. Er zijn zelfs ondernemers die niet weten of ze afgelopen jaar winst hebben gedraaid, terwijl dat het eerste is wat men wil weten. De winst en de andere belangrijke gegevens uit de jaarrekening worden in dit hoofdstuk beschreven. U zult zien dat de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht hierin voorkomen. Deze onderwerpen heb ik in mijn boek De Geldmachine beschreven. Met die kennis wordt het makkelijker om de jaarrekening te lezen. In deze handleiding komen nog meer tips aan bod, zodat het nog makkelijker wordt. We gaan van begin tot eind door de jaarrekening heen. Hierdoor kunt u uw jaarrekening ernaast leggen en direct zien hoe belangrijk het verslag voor uw bedrijfsvoering is.

De opdracht

In het eerste deel van de jaarrekening staat het voorblad, dat aangeeft over welk bedrijf en jaartal het gaat. Daarna volgt de inhoudsopgave en daaronder staat de opdracht. De opdracht is het eerste deel van de jaarrekening, waarbij uitleg vereist is. In de opdracht beschrijft de accountant welke werkzaamheden hij heeft uitgevoerd en wat de verantwoordelijkheid van de ondernemer en de accountant is. Hierin staat onder andere dat de ondernemer verantwoordelijk blijft voor de financiën van zijn bedrijf. Daarnaast is de ondernemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste data. Op basis van die data voert de accountant zijn werkzaamheden uit. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met het Nederlands recht. Doordat accountants en belastingadviseurs zich aansluiten bij beroepsorganisaties, krijgen zij extra kwaliteitseisen opgelegd. Hierdoor kunt u als ondernemer vertrouwen op de kwaliteit van de financiële dienstverlener.

Het is mogelijk dat een accountantsverklaring voor uw bedrijf verplicht is. Als dat het geval is, staat dat ook in dit deel van de jaarrekening. Deze verklaring is verplicht als uw bedrijf aan minimaal twee van de volgende drie criteria voldoet:

Het balanstotaal is groter dan € 4,4 miljoen,

de netto-omzet is groter dan € 8,8 miljoen, en/of

er staan 50 of meer medewerkers op de loonlijst.

Als deze wettelijke controle verplicht is, zal de accountant dit aangeven.

Algemene informatie

Daarna volgt de algemene informatie over het bedrijf. Het gaat hier om informatie die veelal in woorden wordt omschreven. Het verschilt per bedrijf en per accountant wat er in dit deel van de jaarrekening wordt opgenomen. Hier staan zaken als de oprichting, de vestigingsplaats en de activiteiten. Ook staat er informatie over het aantal aandelen dat is uitgegeven en van wie die aandelen zijn.

U bepaalt als ondernemer wat er naast de verplichte onderdelen, in de jaarrekening wordt opgenomen. Sommige bedrijven kiezen ervoor om hier een extra omschrijving over hun bedrijf toe te voegen. Dit is geen standaard onderdeel dat de accountant toevoegt, maar als u het belangrijk vindt, kunt u dit met de accountant overleggen. Uw accountant zal in dat geval vragen om informatie aan te leveren, zodat hij het toe kan voegen in de jaarrekening. De informatie moet uiteraard correct zijn. Houd voor uzelf in de gaten of het een meerwaarde heeft om dit te doen. Er zijn namelijk weinig instanties die de jaarrekening zullen lezen en als ze hem lezen, is het de vraag of ze dat deel zullen lezen. Geef daarom bij deze instanties expliciet aan dat er een belangrijke tekst over uw bedrijf is toegevoegd. Een voorbeeld van instanties die de jaarrekening inkijken zijn banken. U zult begrijpen dat banken geen jaarrekeningen van 30 pagina’s van voor tot achter lezen. Ze zijn getraind om alleen de belangrijkste gegevens te gebruiken.

De winst- en verliesrekening

Het volgende onderdeel in de jaarrekening is de winst- en verliesrekening. U weet nu een stuk meer over de winst- en verliesrekening, waardoor u hem beter begrijpt. Ieder jaar ontvangt u de winst- en verliesrekening van het afgelopen jaar. U kunt daardoor ieder jaar een vast moment inbouwen dat u hiernaar kijkt. In dit overzicht staan ook de gegevens van afgelopen jaar. Hierdoor kunt u direct zien of de omzet afgelopen jaar is gestegen of gedaald. Ook kunt u direct zien hoe hoog de winstmarges na de inkoopprijs van de omzet is. Hierdoor ziet u of uw marges nog hoog genoeg zijn. Daarna kunt u van alle kosten zien of ze zijn toe- of afgenomen. Neem bijvoorbeeld de salarissen. Als deze zijn toegenomen terwijl de omzet is gedaald, is er werk aan de winkel. Het is belangrijk om naar de verbanden binnen de winst- en verliesrekening te kijken. Analyseer waarom kosten stijgen of dalen en doe dat in relatie tot andere kosten of de omzet. Op die manier krijgen de cijfers inhoud en kunt u ze gebruiken om uw bedrijf op koers te houden.

Onderaan in de winst- en verliesrekening ziet u de belastingdruk staan. Houd deze ook in de gaten. Deze heeft namelijk een grote invloed op de belastingdruk.

In dit deel van de jaarrekening is de winst- en verliesrekening eenvoudig weergegeven. Verderop staan meer details over dit rapport.

De Balans

Het tweede belangrijke financiële overzicht staat ook in de jaarrekening. Net als de winst- en verliesrekening staat in dit deel van de jaarrekening de eenvoudige balans weergegeven. Alle balansposten zijn zoveel mogelijk samengevoegd om een eenvoudige balans te genereren. Hierin kunt u grote veranderingen van het bedrijf zien. Bij de balans wordt namelijk de eindbalans van het jaar naast de beginbalans gezet. Hierdoor ziet u direct hoe groot de verschillen zijn. Van de grootste verschillen wilt u meer weten. Die informatie vind u verderop in de jaarrekening, op de plek waar de balans gedetailleerd wordt beschreven. Als u dat overzicht ook niet gedetailleerd genoeg vindt, neem dan de boekhoudsoftware erbij. En vraag de boekhouder op kantoor om een overzicht voor u te maken. Hij kan u hier snel mee helpen en hij zal ook in staat zijn om u van extra adviezen te voorzien. Mocht dat niet het geval zijn, of wilt u nog meer over uw balans leren, schakel dan uw accountant in. Die is hierin getraind.

Een voorbeeld van een post op de balans die sterk kan veranderen is het eigen vermogen. Op deze plek worden ook de winsten uit het verleden weergegeven. Als er veel winsten zijn gemaakt en er wordt gekozen om deze op het eigen vermogen te boeken, dan neemt het eigen vermogen toe. Het eigen vermogen kan ook afnemen door een verlies.

Kasstromen

Daarna wordt het derde belangrijke overzicht weergegeven: het kasstroomoverzicht. Dit overzicht wordt op een andere manier weergegeven, dan u gewend zult zijn uit uw wekelijkse bedrijfsvoering. In uw wekelijkse bedrijfsvoering zult u gebruik maken van het kasstroomoverzicht inclusief de prognose. In de jaarrekening wordt slechts het verleden beschreven. Met deze reden is dit overzicht anders en makkelijker leesbaar opgesteld.

U ziet eerst de korte-termijn-schuldpositie. Daarbij worden alle schulden die u op korte termijn moet betalen weergegeven. Verder staan er de vorderingen die u op korte termijn ontvangt. Die worden bij elkaar opgeteld, zodat u inzicht in het werkkapitaal hebt. Het werkkapitaal geeft weer of er meer geld in- of uitgaat.

Ook staan hier de lange-termijn-schulden en vorderingen weergegeven. Er staat hoeveel zaken er meerdere jaren vooruit zijn betaald en hoe deze zijn gefinancierd. Ook uit deze gegevens kunt u afleiden of uw bedrijf in staat is de lange-termijn-schulden terug te betalen. Maar er is een makkelijker onderdeel in de jaarrekening, om dit te bekijken. Daar komen we straks op terug.

Fiscale positie

De fiscale positie wordt ook in de jaarrekening beschreven en dat is belangrijk. Het gaat hier om de positie van de vennootschapsbelasting. Veel ondernemers vergeten dat wanneer ze winst maken, er ook vennootschapsbelasting moet worden betaald. Vaak is het geld al uitgegeven aan investeringen binnen het bedrijf. Dat kan absoluut de juiste keuze zijn, maar het is belangrijk om daar rekening mee te houden. Voeg de betaling van de vennootschapsbelasting toe in het kasstroomoverzicht, zodat u weet wanneer u die belasting moet betalen en genoeg geld beschikbaar hebt.

In de fiscale positie wordt ook beschreven hoeveel belasting de afgelopen jaren is betaald. Voor de vennootschapsbelasting geldt namelijk dat u een korting op de belasting krijgt als er compensabele verliezen aanwezig zijn. Hierdoor wordt de te betalen vennootschapsbelasting dit jaar lager en kunt u een lager bedrag meenemen in het kasstroomoverzicht. In het overzicht staat het totale verlies uit het verleden dat nog gecompenseerd kan worden. Dit maakt het mogelijk om een goede schatting te maken.

De hoogte van de te betalen vennootschapsbelasting hangt niet alleen af van de winst, maar ook van kosten die niet of gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Wanneer uw accountant of belastingadviseur de belastingaangifte heeft opgesteld, kan hij u precies vertellen om welk bedrag het gaat.

De winst- en verliesrekening gedetailleerder

Nu wordt de winst- en verliesrekening gedetailleerder beschreven. Omdat we weten dat ondernemers niet graag hun jaarrekening lezen, maken we de overzichten makkelijker om te lezen. Daarom is de winst- en verliesrekening in het begin van de jaarrekening eenvoudiger opgesteld. Door alleen de eerste overzichten van de jaarrekening te lezen, komt u veel te weten over uw bedrijf. Helaas leggen accountants dit niet vaak uit aan hun klanten, waardoor hun klanten niet weten dat ze al veel te weten komen door alleen het eerste deel te lezen. Voor hen ziet de jaarrekening van gemiddeld 15 pagina’s eruit als een verslag dat teveel tijd kost om te lezen.

Maar laat u niet uit het veld slaan, want het ziet er wellicht groot en ingewikkeld uit, maar u zult snel merken dat er veel herhaling in de jaarrekening voorkomt. Het heeft geen meerwaarde om twee keer naar uw omzet te kijken. Datzelfde geldt voor de winst. De meerwaarde zit hem in de toegevoegde details. Er worden vaak slechts een paar details toegevoegd. 80% Is herhaling van het eerste overzicht.

De balans gedetailleerder

Ook de balans wordt gedetailleerder beschreven. In tegenstelling tot de winst- en verliesrekening worden bij de balans veel en belangrijke details toegevoegd. In de eerste balans stonden ongeveer acht balansposten omschreven. Deze acht posten bestaan uit meerdere samengevoegde posten die ieder belangrijk zijn. Zo ziet u dat de materiële vaste activa bestaat uit bedrijfsgebouwen en terreinen, apparatuur en inventaris. Er zijn zelfs nog meer posten mogelijk.

De vlottende activa bestaat uit handelsdebiteuren, vorderingen op groepsmaatschappijen, belastingen en overlopende activa. De vorderingen op groepsmaatschappijen zijn een goed voorbeeld van een belangrijke post. U wilt niet dat uw bedrijven continu geld van elkaar moeten lenen. Als dat toch gebeurt, dan wilt u weten hoeveel ze van elkaar lenen. Dat ziet u hier op de balans. In de eenvoudige balans was dit niet te zien.

Hetzelfde geldt voor de passiva. Hier staat het eigen vermogen uitgesplitst. Nu ziet u het gestorte aandelenkapitaal, de hoogte van de agio en de overige reserves. Hier zult u zien dat het geplaatste aandelenkapitaal en de agio nauwelijks veranderen, maar de overige reserves veranderen ieder jaar.

Ook worden de kortlopende schulden gedetailleerd weergegeven, zodat u direct kunt zien hoeveel geld u verschuldigd bent en aan wie. U ziet de schulden aan leveranciers, aan groepsmaatschappijen, de Belastingdienst, en de positie van de overlopende passiva.

U raad het al

Ook het kasstroomoverzicht wordt gedetailleerder beschreven. U ziet nu alles dat invloed heeft op de kasstromen van uw bedrijf. Maar vergeet niet dat het om afgelopen jaar gaat. Als uw kasstroom negatief was, dan is dit overzicht goed om te kijken hoe dit veroorzaakt is. Bovenaan staat het bedrijfsresultaat. Dat heeft resultaat op de kasstromen en is het belangrijkste onderdeel dat hier invloed op heeft. Maar er zijn meer belangrijke factoren. Zo ziet u de afschrijvingen, mutaties in voorzieningen, en vorderingen en de mutaties van de kortlopende schulden. De mutaties van de vorderingen hebben vaak grote invloed op de kasstromen. De openstaande vorderingen kunnen jaarlijks sterk verschillen.

In het overzicht staat nog een groot aantal posten dat invloed heeft op de kasstroom. De meeste hiervan zullen een kleine impact hebben. Een uitzondering is de impact van het afsluiten van een lening. Als u een grote lening afsluit, neemt de kasstroom direct toe. Hierdoor wordt de kasstroom positief. Al is dat niet per definitie een goed teken. De lening moet worden terugbetaald. Kijk wat voor u het belangrijkste is.

Grondslagen

In de grondslagen wordt beschreven hoe de cijfers zijn opgesteld. Zo zal er altijd worden gekozen voor continuïteit over jaren heen. De afschrijvingen worden opgevoerd aan de hand van een vast aantal jaren en de vorderingen worden gewaardeerd tegen de waarde in het economische verkeer. Dit is typisch een onderdeel waar u voor uw eigen inzicht mee kunt spelen. Heeft u bijvoorbeeld een grote klant die nog niet betaald heeft en is de kans aanwezig dat hij de rekening niet gaat betalen, dan kunt u voor eigen inzicht de wanbetaling in uw financiële overzicht meenemen. Standaard wordt dit bedrag namelijk in de cijfers meegenomen alsof de rekening volledig wordt betaald. Als u dat bedrag ook hebt gebruikt voor uw kasstroomoverzicht, dan lijkt het dat u komende jaar genoeg geld op de bank hebt staan. Maar hebt u ook een prognose gemaakt, waarin de wanbetaling is opgenomen? Heeft u dan ook genoeg geld in kas?

Hetzelfde geldt voor de schulden die u heeft bij leveranciers en bij kredietverstrekkers. Betaalt u die allemaal terug? Of is er een goede reden waarom u deze niet terugbetaalt? Heeft u dat bedrag meegenomen in uw kasstroomoverzicht?

Toelichting op de balans

Nu de balans gedetailleerd is weergegeven is het tijd om de posten die op de balans staan nog specifieker te omschrijven. Wat is het nut hiervan? Dit geeft inzicht in alle zaken die op de balans staan en dat inzicht kunt u niet in uw boekhouding vinden. Deze informatie is speciaal voor de jaarrekening opgesteld. De toelichting is in dezelfde volgorde geschreven als de balans. Het begint bij de materiële vaste activa. Hier wordt beschreven wat de aanschafwaarde van de materiële vaste activa was, welk deel er is afgeschreven in de afgelopen jaren en wat de waarde nu is. Dit wordt uitgesplitst per categorie. U ziet de gebouwen, apparatuur en inventaris apart staan, zodat u weet hoe ze zijn gewaardeerd.

Ook wordt de belastinglatentie beschreven. Dat is het bedrag aan belasting dat al is betaald en compensabel is.

De vorderingen van klanten staan hier nogmaals beschreven, tezamen met de voorziening dubieuze debiteuren. De debiteuren die niet zullen betalen, worden hier in mindering gebracht om een zo goed mogelijke schatting van de werkelijkheid te geven.

Een van de belangrijkste posten die hier gedetailleerd wordt weergegeven, zijn de schulden en vorderingen van groepsmaatschappijen. Deze worden per maatschappij weergegeven. Hierdoor ziet u welke maatschappij het meeste geld tekort komt.

Ook worden de overlopende activa en passiva gedetailleerd weergegeven. Hierdoor ziet u direct hoe deze posten zijn opgebouwd.

Bij het eigen vermogen wordt weergegeven waardoor dit fluctueert. Deze post is absoluut belangrijk om ieder jaar te bekijken.

Niet in de balans opgenomen verplichtingen

Niet alle schulden en vorderingen kunnen en mogen op de balans worden opgenomen. Toch zijn er belangrijke verplichtingen die u in de jaarrekening wilt beschrijven. Zo zijn er bijvoorbeeld huurverplichtingen. Op het moment dat u een huurovereenkomst aangaat is dit vaak voor een periode van vijf jaar. Als uw bedrijf in financiële problemen zou komen en naar een goedkoper pand verhuist, wilt u weten hoeveel jaren de hogere huur nog betaald moet worden. Daarom wordt deze verplichting in de jaarrekening opgenomen. De verplichting wordt in Euro’s opgenomen.

Een andere belangrijke post die hier vaak voorkomt, zijn de afspraken met de bank. Als u afspraken maakt met de bank over het bedrag dat u rood mag staan, worden deze ook in dit deel opgenomen. In deze afspraken staan vaste bedragen die in de jaarrekening worden opgenomen. Ook wordt het onderpand hierin beschreven.

Hoe belangrijk is de jaarrekening?

u ziet dat de jaarrekening veel informatie over het bedrijf bevat. Het gaat vooral om financiële informatie. U weet nu hoe de jaarrekening is opgebouwd en dat u al veel over uw bedrijf te weten komt door alleen het begin te lezen. Als u meer over uw bedrijf te weten wilt komen, lees dan ook de rest van de jaarrekening. Houd in uw achterhoofd dat alle succesvolle ondernemers financieel onderlegd zijn. U kunt de keuze maken om uw jaarrekening niet of slechts gedeeltelijk te lezen, maar om op de lange termijn succesvol te zijn, zult u het hele verslag moeten lezen. Een grote meevaller is dat u de jaarrekening maar één keer per jaar ontvangt.

In veel jaarrekeningen staan ook de current ratio en de solvabiliteit weergegeven. Als dat het geval is, kunt u direct zien of uw bedrijf in staat is om de korte- en lange-termijn-schulden te betalen. Maak hier werk van als dit niet het geval is! Hoe eerder u hieraan werkt, des te eerder is uw bedrijf weer gezond.

Door

Vincent Rondwijk

op 16 Jul 2021

Goed om te weten dat in de grondslagen beschreven wordt hoe cijfers zijn opgesteld. Ik ga dit artikel ook doorsturen naar een vriendin van mij. Zij had nog veel vragen en denkt erover na om een accountant in te schakelen.

Reageren

Door

Marie de Jonge

op 27 Nov 2020

Een jaarrekening kan inderdaad complex zijn. Bedankt voor de tips om deze beter te lezen en begrijpen. Natuurlijk kan je je accountant altijd raadplegen bij vragen of advies.

Reageren

Reactie plaatsen