7 tips voor de boekhouding

De boekhouding; het verplichte nummer voor iedere ondernemer. De meeste ondernemers besteden hun tijd liever aan andere zaken. Maar hoe zorgt u er nu voor dat het leuk wordt? Daar kunnen wij u bij helpen! Hebt u een bedrijf of werkt u voor de financiële afdeling ervan? Dan hebben wij 7 tips voor de boekhouding!

1. Een BV? Excel NEE

De titel zegt het al: hebt u een BV, gebruik excel dan niet om uw boekhouding bij te houden! Voor ZZP-ers is excel meer dan goed genoeg om de administratie in bij te houden, maar dat geldt niet voor de BV. De boekhouding van de BV dient namelijk aan meer verplichtingen te voldoen dan die van een ZZP-er. Zo komen er lonen voor in de boekhouding van de BV en is een jaarrekening, inclusief publicatie daarvan, verplicht. Goede software voorkomt fouten in het boeken van de lonen. Daarnaast kan professionele software worden gebruikt om de jaarrekening en het publicatierapport niet alleen overzichtelijker maar ook sneller op te stellen.

2. Zorg dat u ALLE zakelijke kosten administreert

Wanneer ondernemers bij ons langs komen voor een introductiegesprek, dan valt ons op dat veel ondernemers niet precies weten welke kosten zakelijk zijn en welke niet. We maken bijna nooit mee dat ondernemers alle kosten in de boekhouding opnemen. En het spreekt voor zich dat wie niet alle zakelijke kosten in de boekhouding opneemt, meer belasting betaalt dan nodig is. Maar hoe weet u welke kosten u wel en niet in uw boekhouding op mag nemen?

De vuistregel die wij daarvoor hanteren is: als u producten/diensten aanschaft, omdat u die gebruikt voor uw bedrijf, dan kunt u die opnemen in uw boekhouding. Dat zijn er veel meer dan wordt gedacht!

De kosten die met de creditcard worden gemaakt, worden vaak vergeten. Hiervan ontvangen ondernemers meestal geen factuur. Daarnaast kijken ondernemers hun rekeningafschrift van de creditcard vaak niet na.

Een andere kostenpost die vaak wordt vergeten zijn telefoonkosten. Wie een particulier abonnement heeft afgenomen bij één van de telefonie aanbieders en dit abonnement (ook) zakelijk gebruikt, mag deze kosten op de zaak zetten. Het maakt daarbij niet uit dat het abonnement niet op naam van de zaak staat.

Let op: bij BV’s kan de BTW niet in vooraftrek worden genomen, wanneer de factuur niet op naam van de BV staat.

3. Houd uw uren bij

Voor iedereen met een eenmanszaak of een VOF (en andere inkomstenbelastingplichtige bedrijven) geldt dat u een flinke belastingkorting krijgt als u in een kalenderjaar 1225 uren werkt aan uw bedrijf.

De korting in 2014 voor iedere ondernemer is € 7.280.

Starters krijgen een extra korting van € 2.123.

Om deze korting te krijgen, is het belangrijk om de gewerkte uren bij te houden. We merken dat de belastingdienst de urenregistratie vaker controleert. Dat is niet zo gek, want het aantal ZZP-ers is de afgelopen jaren flink gestegen.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat u recht hebt op de zogeheten zelfstandigenaftrek? Zorg ervoor dat u de gewerkte uren bijhoudt, bijvoorbeeld in een excelsheet. Ook kunt u ervoor kiezen om uw uren bij te houden in uw agenda. Uitgangspunt is dat u aannemelijk kan maken dat u het aantal uren daadwerkelijk hebt gewerkt.

Alle uren die u besteedt aan uw bedrijf tellen mee. Dat zijn niet alleen de uren die u kunt factureren, maar ook de uren dat u op en neer reist en bezig bent met randzaken.

4. Auto op de zaak ja of nee

De auto is een vreemde eend in de bijt als het om belastingen gaat. Veel ondernemers zetten meteen hun auto op de zaak en denken zo belasting te besparen. Het tegenovergestelde is meestal waar. Als u de auto op de zaak zet, dan krijgt u namelijk te maken met de bijtelling. Deze is vaak hoger dan de totale kosten die ondernemers in een jaar uitgeven aan hun auto.

Er zijn twee opties:

– De auto op de zaak

U mag alle kosten die u voor de auto maakt opvoeren als kosten. Kosten zijn: benzine, reparaties, onderhoud etc. Op de totale kosten wordt een bedrag in mindering gebracht. Dat heet de bijtelling. Meestal is deze 25% van de nieuwwaarde van de auto. Stel dat u een auto hebt van € 20.000 en uw bijtelling is 25%, dan is de bijtelling € 5.000.

Als de totale kosten € 6.000 per jaar zijn, dan mag u slechts € 1.000 (€ 6.000 – € 5.000) aan kosten op uw winst- en verliesrekening zetten.

– De auto niet op de zaak

Nu mag u 19 eurocent per zakelijk gereden kilometer als kosten opvoeren. Als u 10.000 kilometer per jaar zakelijk rijdt, dan mag u een bedrag van € 1.900 (10.000 km vermenigvuldigd met 19 eurocent) aan kosten op uw winst- en verliesrekening zetten.

In dit voorbeeld is het daarom voordeliger om de auto niet op de zaak te zetten.

5. Investeringen

Zet de investeringen op een aparte plek in de boekhouding.

Investeringen zijn aanschaffen die meerdere jaren meegaan en meerdere jaren worden gebruikt. De computer en meubilair zijn hier goede voorbeelden van. Voor de boekhouding mag u ervoor kiezen om alleen investeringen die meer dan € 450 (exclusief BTW voor BTW plichtige ondernemers) kosten als investering aan te merken.

Investeringen zijn aanschaffen die u op de balans zet en in meerdere jaren afschrijft. Afschrijven betekent niets meer dan ieder jaar een deel van de kosten opvoeren. Stel dat u een bureau van € 1.000 koopt, dan voert u ieder jaar € 200 (€ 1.000 / 5 jaren) als kosten op.

De meeste investeringen dienen in vijf jaar te worden afgeschreven. Goodwill wordt in 10 jaar afgeschreven.

6. De factuur, alles op een rijtje

De factuur die u aan de klant stuurt dient aan een aantal voorwaarden te voldoen. Controleer of uw facturen aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De factuurdatum
• Een opvolgend factuurnummer
• Het BTW-nummer van uw bedrijf
• De volledige naam en het adres van uw eigen bedrijf en dat van uw klant
• De hoeveelheid en de omschrijving van de goederen/diensten
• Het gefactureerde bedrag en het BTW bedrag
• uw IBAN nummer

7. Houd de boekhouding simpel

Zoals voor ieder bedrijfsproces geldt: houd het simpel!

Dit kunt u op 2 manieren doen:

1. Gebruik professionele boekhoudsoftware
2. Gebruik excel en maak geen formules (op één na)

1. Professionele boekhoudsoftware vereenvoudigt een groot aantal bedrijfsprocessen. Bankmutaties kunnen worden ingelezen en automatisch worden geboekt. Ook facturen kunnen worden herkend en automatisch worden geboekt. Wanneer u op een kostenpost klikt, dan krijgt u direct de achterliggende factuur te zien. Dit maakt een goed inzicht in de financiën mogelijk. Ook is dit praktisch wanneer de belastingdienst langskomt voor een boekenonderzoek. De tijd die de belastingdienst dan nodig heeft, wordt aanzienlijk verkort.
2. Als u excel gebruikt en daar formules in aanbrengt, let dan op dat de formules niet foutgevoelig zijn. We zien veel excel bestanden waarin dit het geval is. We raden aan om slechts één formule te gebruiken en dat is de formule:[kosten inclusief BTW] – [BTW bedrag] = [kosten exclusief BTW]

Maak geen formule aan waarmee u het BTW bedrag berekent. Dat is niet toegestaan door de belastingdienst. Het is de bedoeling dat u de BTW overneemt van de bon/factuur. Ook het ‘bedrag inclusief BTW’ dient u over te nemen. Met de formule kunt u excel het bedrag exclusief BTW laten berekenen.

Ik hoop dat u goede tips voor de boekhouding hebt gelezen in ons eerste artikel. Iedere twee weken zetten we nieuwe belastingtips online. Als u op de hoogte gehouden wilt worden over tips voor de boekhouding, dan kunt u zich inschrijven op onze homepagina. Daar kunt u het gratis e-book downloaden, dan bent u meteen ingeschreven. Uitschrijven kan uiteraard ieder moment.

Tot snel!

drs. Pieter Bas Jansen RB